REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowo-Handlowym „INOX-METAL” Dariusz Dybowski ul. Mościckiego 71, 39-200 Dębica, NIP: 8721425805, REGON: 691740210,

Niniejszy regulamin zgłoszeń wewnętrznych w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowo-Handlowym „INOX-METAL” Dariusz Dybowski, ul. Mościckiego 71, 39-200 Dębica,
NIP: 8721425805, REGON: 691740210 (dalej również jako: „przedsiębiorstwo”) ma na celu zapewnienie bezpiecznej, transparentnej i skutecznej procedury informowania o nieprawidłowościach, które mogą stanowić naruszenie prawa oraz zapewnienie zgodności wewnętrznych regulacji z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w prawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Niniejszy regulaminu umożliwia pracownikom oraz innym osobom świadczącym pracę lub usługi na rzecz przedsiębiorstwa skuteczne i bezpieczne informowanie o wszelkich naruszeniach prawa, które mogą mieć miejsce wewnątrz przedsiębiorstwa.

Procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla przedsiębiorstwa. Bezpieczny kanał zgłaszania naruszeń prawa daje możliwość szybkiej reakcji na przekazywane informacje,
co minimalizuje ryzyko naruszenia prawa i utraty wypracowanej reputacji. Procedura pozwala na identyfikację i podjęcie działań zaradczych, co sprzyja poprawie organizacji pracy oraz wewnętrznej kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i przejrzystości.

Pracownicy i inne osoby za pomocą procedury zgłoszeniowej mogą angażować się
w usuwanie naruszeń prawa w przedsiębiorstwie. Zgłoszenie naruszenia przyczynia się do ochrony interesów firmy, jej pracowników, jak również klientów oraz kontrahentów. Udział pracowników jest kluczowy dla budowania stabilnej, etycznej i transparentnej organizacji, która działa z najwyższymi standardami.

Niniejszy regulamin wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa określa procedurę dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa mających miejsce
w przedsiębiorstwie, w szczególności określa: podmiot właściwy do przyjmowania zgłoszeń, sposób przekazywania zgłoszeń, podmiot oraz osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prywatnego we współpracy z którymi upoważniony jest do podejmowania działań następczych, tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo oraz zasady kontaktu z sygnalistą w ramach potwierdzenia dokonanego zgłoszenia oraz informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych.

Przedsiębiorstwo zobowiązane jest do ochrony sygnalistów przed wszelkimi formami represji, odwetu lub dyskryminacji w związku z dokonanym zgłoszeniem, zapewniając tym samym, że mogą oni czuć się bezpiecznie w podejmowaniu odpowiedzialnych działań
na rzecz przedsiębiorstwa.

§ 1

Na podstawie art. 24 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów
z dnia 14 czerwca 2024 r. ustanawia się w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowo-Handlowym „INOX-METAL” Dariusz Dybowski, regulamin określający wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów.
Przepisy niniejszego regulaminu mają na celu takie ukształtowanie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz ochronę sygnalistów aby:
1. sprawca naruszenia został wykryty i pociągnięty do odpowiedzialności;
1. przez trafne zastosowanie środków przewidzianych w niniejszym regulaminie oraz ujawnienie okoliczności sprzyjających wystąpieniu naruszenia prawa osiągnięte zostały cele procedury nie tylko w zwalczaniu naruszeń prawa, lecz również w zapobieganiu im oraz w umacnianiu poszanowania chronionych zasad;
1. zostały uwzględnione prawnie chronione interesy sygnalisty przy jednoczesnym zachowaniu poufności jego danych osobowych;
1. rozstrzygnięcie sprawy nastąpiło sprawnie i w rozsądnym terminie.

§2

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);
dyrektywie – należy przez to rozumieć Dyrektywę Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17
z późn. zm.);
podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe „INOX-METAL” Dariusz Dybowski;
osobie prowadzącej podmiot prywatny – należy przez to rozumieć Dariusza Dybowskiego prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe „INOX-METAL” Dariusz Dybowski
upoważnionym podmiocie zewnętrznym – należy przez to rozumieć Kancelarię CELEK Doradcy Podatkowi i Adwokat Sp.p. z siedzibą w Rzeszowie, która
na podstawie zawartej umowy została upoważniona do obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą. Upoważniony podmiot zewnętrzny wykonuje powierzone mu zadania za pośrednictwem właściwie upoważnionych pracowników;
podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany
w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
naruszeniu prawa – należy przez to rozmieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa dotyczące dziedzin wskazanych w ustawie, które dodatkowo wymienione zostały w § 3 niniejszego regulaminu;
informacji na temat naruszenia prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub
w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prywatnemu informacji o naruszeniu prawa wskazanych w §3, które miały miejsce w ramach jego działalności;
zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu, który uprawniony jest do odbioru zgłoszeń, informacji o naruszeniu prawa;
ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji
o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne
lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszenia prawa uzyskane
w kontekście związanym z wykonywaną pracą;
osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym
w kontekście związanym z pracą, której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
osobie podejrzewanej – należy przez to rozumieć osobę, której dotyczy zgłoszenie, wobec której postępowanie wyjaśniające dało uzasadnione podstawy by sądzić, iż osoba ta dopuściła się zarzucanego jej czynu;
działaniach odwetowych – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
działaniach następczych – należy przez to rozumieć działania podjęte przez podmiot prywatny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych
w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez takie działania, jak wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków pieniężnych lub zamknięcie procedury realizowane w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
postępowaniu wyjaśniające – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu wewnątrz podmiotu prywatnego;
informacjach zwrotnych – należy przez to rozumieć przekazane sygnaliście informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych
i powodów takich działań następczych.

§3

Naruszeniem prawa mogącym być przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące obszarów wymienionych w art. 3 ustawy, tj.:

korupcji;
1. zamówień publicznych;
1. usług, produktów i rynków finansowych;
1. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
1. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
1. bezpieczeństwa transportu;
1. ochrony środowiska;
1. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
1. bezpieczeństwa żywności i pasz;
1. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
1. zdrowia publicznego;
1. ochrony konsumentów;
1. ochrony prywatności i danych osobowych;
1. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
1. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
1. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
1. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
  w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
  z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§4

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje
o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną pracą,
w szczególności sygnalistą może być:
1. pracownik;
1. pracownik tymczasowy;
1. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym
  na podstawie umowy cywilnoprawnej;
1. przedsiębiorca;
1. prokurent;
1. wspólnik;
1. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
1. stażysta;
1. wolontariusz;
1. praktykant;
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy oraz niniejszego regulaminu od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem,
że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Regulamin stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej
w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub już po ich ustaniu.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub w przypadkach wskazanych w ustawie, na zasadach tam określonych.

§5

Do naruszeń prawa zgłaszanych anonimowo stosuje się odpowiednio zapisy dotyczące naruszeń prawa zgłaszanych przez osoby wskazujące swoje dane osobowe.
W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona,
a następnie doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty i doświadczył on działań odwetowych, przepisy dotyczące ochrony sygnalisty stosuje się wprost, jeżeli zostały spełnione warunki wskazane w § 4 ust. 2.

§6

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowanie działania odwetowe polegające
w szczególności na:
1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
1. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
1. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony –
  w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie
  z nim zawarta taka umowa;
1. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
1. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
1. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
1. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
1. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
1. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
1. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
1. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
1. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
1. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
1. mobbingu;
1. dyskryminacji;
1. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
1. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału
  w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
1. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
1. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy
  w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
1. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
1. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 2.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, zapisy ust. 1 – 3 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Przepisy §6 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Przepisy §6 stosuje się odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Przepisy §6 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

§7

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo
do odszkodowania w wysokości wskazanej w ustawie.
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo
do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych
od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§8

Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:
1. dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko, adres, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia;
1. wskazanie obszaru zgłaszanego naruszenia prawa, jakich przepisów prawa dotyczy zgłoszenie;
1. określenie osoby/podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie;
1. opis przedmiotu zgłoszenia, wskazanie naruszenia prawa, daty jego wystąpienia oraz obszaru w jakim naruszenie miało miejsce lub może wystąpić w przyszłości;
1. wskazanie okoliczności naruszenia albo okoliczności które uprawdopodobniają wystąpienie naruszenia prawa w przyszłości;
1. wskazanie osób mających związek ze sprawą w tym możliwych świadków;
1. wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się
  w danej sprawie;
1. inne okoliczności istotne dla sprawy;
W przypadku gdy zgłoszenie zawiera istotne braki, uniemożliwiające dalsze prowadzenia postępowania wyjaśniającego, osoba upoważniona do podejmowania działań następczych w danej sprawie podejmie kontakt w celu uzupełnienia braków zgłoszenia, chyba że sygnalista nie wskazał danych pozwalających na podjęcie takiego kontaktu.

§9

Zgłoszenie może być przekazane:
1. pisemnie, na Karcie Zgłoszenia, stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu, przy czym dopuszcza się;
  1. przesłanie uzupełnionej Karty Zgłoszeń mailowo na właściwy do tego adres skrzynki mailowej sygnalisci.inox-metal@celek.pl obsługiwanej przez upoważniony podmiot zewnętrzny;
  1. przesłanie zgłoszenia listownie na adres upoważnionego podmiotu zewnętrznego: Kancelaria CELEK Doradcy Podatkowi i Adwokat Sp.p., ul. Łukasiewicza 8a, 35-604 Rzeszów. Uzupełniona Karta Zgłoszeń powinna znajdować się w dodatkowej wewnętrznej kopercie z opisem „sygnalista”, która po doręczeniu zostanie przekazana osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń;
  1. złożenie uzupełnionej Karty Zgłoszeń w siedzibie upoważnionego podmiotu zewnętrznego do rąk osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń;
1. ustnie, osobiście, przy czym możliwe jest zgłoszenie naruszenia prawa do:
  1. protokołu, który sporządza osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni
    od dnia otrzymania wniosku o takie spotkanie. Protokół powinien odzwierciedlać dokładną treść zgłoszenia. Wniosek o wyznaczenie takiego spotkania może zostać złożony w sposób opisany w lit a., przy czym konieczne jest wskazanie sposobu przekazania informacji zwrotnej z wyznaczonym terminem spotkania;
W przypadku dokonania zgłoszenia za pośrednictwem innego niż wymienione
w Regulaminie kanału zgłaszania, w chwili otrzymania zgłoszenia przez upoważniony podmiot zewnętrzny lub podmiot prywatny w odniesieniu do sposobu obsługi zgłoszenia nie stosuje się zapisów wynikających z niniejszego Regulaminu.

§10

W ramach niniejszej procedury uprawnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest upoważniony podmiot zewnętrzny, natomiast do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikacją zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje
i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej właściwy jest upoważniony podmiot zewnętrzny we współpracy z podmiotem prywatnym.
Do obowiązków osób wskazanych w sposób opisany w ust. 1 należy w szczególności:
1. przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
1. wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;
1. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania na Karcie Potwierdzającej zgłoszenie stanowiącej załącznik nr 2;
1. zapoznanie osoby zgłaszającej naruszenie z klauzulą informacyjną
  i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów, stanowiącej załącznik nr 3;
1. prowadzenie postępowania wyjaśniającego na zasadach określonych
  w niniejszym regulaminie;
1. utrzymywanie stałego kontaktu z osobą zgłaszającą oraz udzielanie
  jej informacji o podjętych działaniach następczych, w tym przekazanie informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy
  od otrzymania zgłoszenia;
1. prowadzenie rejestru zgłoszeń z wykorzystaniem Karty Rejestru Zgłoszeń, stanowiącej załącznik nr 4 do regulaminu, w tym dokonywania wpisów
  w terminach określonych ustawowo;
Osoba upoważniona, o której mowa w ust. 1 zobowiązana jest do ochrony poufności wszystkich danych osobowych oraz okoliczności, o których uzyskała wiedzę
w związku z wykonywaniem swoich obowiązków w tym zakresie.

§11

Upoważniony podmiot zewnętrzny wykonuje powierzone czynności z zachowaniem należytej staranności.
Upoważniony podmiot zewnętrzny w ramach podejmowanych działań następczych wykonuje czynności w tym zakresie w sposób bezstronny.
Nikt nie jest uprawniony do wydawania poleceń, instrukcji ani żadnego innego rodzaju wytycznych upoważnionemu podmiotowi zewnętrznemu ani osobom wykonującym w jego imieniu czynności w zakresie rozpoznawanego zgłoszenia,
w szczególności co do oczekiwanej treści raportu końcowego ani żadnych innych elementów podejmowanych działań następczych, a osoba podejmująca czynności w ramach działań następczych nie jest związana tego rodzaju poleceniami.

§12

Osoba uprawniona w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego
do przyjmowania zgłoszeń, po zapoznaniu się ze zgłoszeniem, przekazuje informację o zgłoszeniu osobie prowadzącej podmiot prywatny.
Osoba w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego, której zostało przekazane przyjęte zgłoszenie, uprawniona jest do podejmowania czynności
w ramach działań następczych we współpracy z osobą prowadzącą podmiot prywatny.
Jako osoba upoważniona do podejmowania czynności w ramach działań następczych lub osoba we współpracy, z którą takie czynności są podejmowane, nie powinna być wyznaczona osoba;
1. będącą sygnalistą w danej sprawie;
1. której dotyczy dane zgłoszenie;
1. będąca bezpośrednio podwładną lub przełożoną osoby, której dotyczy zgłoszenie;
1. będącą osobą bliską, w rozumieniu przepisów kodeksu karnego, osoby wskazanej w lit. a i b;
1. której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn;
Jeżeli zgłoszenie zostało przyjęte przez osobę wskazaną w ust. 3, powinna ona
przekazać to zgłoszenie, bez zapoznawania się z jego treścią, innej osobie w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego.
W przypadku opisanym w ust. 4 osoba, której zostało przekazane zgłoszenie prowadzi dalsze czynności zgodnie z niniejszym regulaminem.
W przypadku gdy rodzaj zgłoszonego naruszenia, jego waga lub stopień skomplikowania to uzasadniają, osoba wyznaczona w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego w celu sprawnego przeprowadzenia działań następczych, może wskazać dodatkową osobę w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego, jednocześnie obejmując funkcję osoby kierującej podejmowanymi czynnościami – przewodniczącego. Osoby określone w ten sposób tworzą Zespół Wyjaśniający.

§13

Celem postępowania wyjaśniającego jest:
1. ustalenie, czy doszło do zgłaszanego naruszenia prawa;
1. wykrycie sprawcy;
1. wyjaśnienie okoliczności sprawy, w tym ustalenie naruszonych norm prawnych oraz ustalenie rozmiarów ewentualnej szkody;
1. zebranie, zabezpieczenie i w niezbędnym zakresie utrwalenie dowodów naruszenia prawa dla organów publicznych właściwych w danej sprawie;
Postępowanie wyjaśniające prowadzi osoba upoważniona do podejmowania działań następczych w danej sprawie lub powołany w tym celu zespół wyjaśniający.
Postępowanie wyjaśniające powinno zostać ukończone w ciągu 3 miesięcy.

§14

Przed pierwszą czynnością z udziałem sygnalisty należy go zapoznać z klauzulą informacyjną oraz pouczyć o uprawnieniach wynikających z obowiązujących przepisów prawa (wzór pouczenia stanowi załącznik nr 6).
Przed pierwszą czynnością z udziałem osoby, której dotyczy zgłoszenie należy
ją pouczyć o jej uprawnieniach: do składania wyjaśnień, do odmowy składania wyjaśnień lub odpowiedzi na pytania, do informacji o treści zarzucanego naruszenia prawa (wzór pouczenia stanowi załącznik nr 7).
Przed pierwszą czynnością ze świadkiem, poucza się go o jego uprawnieniach
i obowiązkach (wzór pouczenia stanowi załącznik nr 8).

§15

W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdza się sygnaliście ten fakt, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Potwierdzenie powinno być przekazane drogą elektroniczną lub
za pomocą przesyłki pocztowej, w zależności od wskazanego sposobu kontaktu.
Niezwłocznie po przyjęciu zgłoszenia przekazuje się sygnaliście oraz osobie, której dotyczy zgłoszenie, właściwą klauzulę informacyjną w zakresie ochrony danych osobowych.
Jeżeli zachodzi potrzeba uzupełnienia zgłoszenia, wzywa się sygnalistę by ten
w wyznaczonym terminie przekazał dodatkowe informacje uzupełniające dane zawarte w zgłoszeniu.
Osoba prowadząca postępowanie dokonuje wstępnego sprawdzenia faktów,
w zakresie okoliczności przedstawionych w zgłoszeniu, w szczególności:
1. fakt zatrudnienia danej osoby w podmiocie prywatnym;
1. fakt wykonywania pracy przez daną osobę we wskazanym dniu;
1. fakt wykonywania przez daną osobę określonych czynności w danym okresie czasu;
Jeżeli, na podstawie przeprowadzonych czynności wskazanych w ust. 4, nie można wykluczyć, że zgłaszane naruszenie rzeczywiście wystąpiło lub prawdopodobne jest jego wystąpienie w przyszłości, osoba wyznaczona w ramach Upoważnionego Podmiotu Zewnętrznego podejmuje dalsze czynności w ramach postępowania wyjaśniającego.
Jeżeli, na podstawie czynności wskazanych w ust. 4, możliwe jest wykluczenie,
że do zgłaszanego naruszenia rzeczywiście doszło lub zasadne jest przyjęcie,
że niemożliwe jest jego wystąpienie w przyszłości, osoba w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego sporządza raport końcowy stwierdzający ten fakt,
§19 stosuje się odpowiednio.

§16

W ramach czynności podejmowanych przez osobę prowadzącą postępowanie wyjaśniające w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego, uprawniona jest ona w szczególności do;
1. dostępu do pomieszczenia, które zapewnia poufność prowadzonych czynności oraz zebranych dokumentów w budynkach wykorzystywanych przez podmiot prywatny;
1. przeprowadzania rozmów z pracownikami, zleceniobiorcami oraz innymi osobami powiązanymi z podmiotem prywatnym w kontekście związanym
  z pracą;
1. dostępu do dokumentów oraz innego rodzaju danych gromadzonych przez podmiot prywatny (w szczególności monitoringu wizyjnego) dotyczących przedmiotowego zgłoszenia, w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
1. dostępu do wszystkich pomieszczeń związanych z danym zgłoszeniem
  w zakresie niezbędnym do ujawnienia, zebrania i zabezpieczenia potencjalnych dowodów przedmiotowego naruszenia prawa;
Pracownicy oraz inne osoby, o których mowa w ust. 1 lit. b., zobowiązani
są do stawienia się oraz odpowiedzi na zadawane pytania dotyczące naruszenia prawa będącego przedmiotem postępowania wyjaśniającego.
W ramach czynności wskazanej w ust. 1 lit. b., osoba prowadząca postępowanie sporządza protokół zawierający treść przeprowadzonej rozmowy.
Osoba prowadząca postępowanie wyjaśniające w celu podjęcia czynności wychodzących poza wewnętrzną organizację podmiotu prywatnego obowiązany jest uprzednio uzyskać zgodę podmiotu prywatnego.

§17

Osoba w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego prowadząca postępowanie wyjaśniające, mając na uwadze cel postępowania wyjaśniającego, podejmuje czynności w ramach posiadanych uprawnień określonych w §16.
Z przeprowadzonych czynności sporządza się notatkę służbową lub protokół. Protokół sporządza się gdy stopnień istotności danej czynności lub regulamin tego wymagają.
Sygnalista lub osoba, której dotyczy zgłoszenie mogą składać wnioski
o przeprowadzenie konkretnej czynności w ramach postępowania wyjaśniającego.

§18

Jeżeli informacje zebrane w toku postępowania wyjaśniającego uprawdopodobnią, że naruszenie prawa nastąpiło z winy określonej osoby, przeprowadza się z tą osobą (osoba podejrzewana) rozmowę wyjaśniającą, w której przedstawia się zarzucane jej naruszenie prawa oraz zadaje pytania co do okoliczności, chyba że nie jest
to możliwe z powodu jej uchylania się od tego obowiązku.
Osoba, o której mowa w ust. 1 może bez podania powodów odmówić odpowiedzi
na poszczególne pytania lub odmówić udziału w rozmowie. O prawie tym należy
go pouczyć.

§19

Jeżeli istnieją podstawy do zamknięcia postępowania wyjaśniającego, informuje się osobę podejrzewaną o możliwości końcowego zaznajomienia się z materiałami postępowania oraz wyznacza w tym celu właściwy termin, nie krótszy niż 3 dni robocze.
W terminie 3 dni od daty zaznajomienia się z materiałami postępowania, osoba podejrzewana, może składać wnioski o uzupełnienie postępowania wyjaśniającego.
Jeżeli postępowanie wyjaśniające pozwoliło dostatecznie ustalić okoliczności zgłaszanego naruszenia prawa sporządza się raport końcowy. Raport w swojej treści zawiera w szczególności:
1. Oznaczenie osoby lub osób sporządzających raport końcowy;
1. Datę sporządzenia raportu końcowego;
1. Dokładne określenie zgłaszanej jako naruszona lub potencjalnie zagrożoną naruszeniem normę prawną;
1. Opis ustalonego stanu faktycznego;
1. Wskazanie, czy do naruszenia prawa rzeczywiście doszło, jej zakresu oraz określenie poziomu ryzyka wystąpienia podobnego naruszenia
  w przyszłości;
1. Wskazanie okoliczności będących przyczyną zgłoszonego naruszenia prawa lub okoliczności mogących prowadzić do podobnych naruszeń prawa
  w przyszłości;
1. Określenie skutków naruszenia prawa;
1. Wskazanie osób odpowiedzialnych za zapobieganie zgłoszonego naruszenia prawa;
1. Wskazanie dalszych działań następczych;
1. Podpis osoby lub osób sporządzających raport końcowy;
Raport końcowy może zawierać inne istotne informacje dotyczące sprawy, która podlegała wyjaśnieniu.
W przypadku, gdy zgłoszone naruszenie prawa zostanie potwierdzone, poza elementami wskazanymi w ust. 3, raport końcowy powinien zawierać propozycję dalszych działań w przedmiotowej sprawie, którymi w szczególności mogą być:
1. Przeprowadzenie szkoleń z zakresu naruszenia prawa;
1. Zmiana wewnętrznych zasad organizacji pracy;
1. Podjęcie postępowania dyscyplinarnego względem osoby lub osób, które dopuściły się naruszenia prawa lub przyczyniły się do jej wystąpienia;
1. Złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa
  do właściwych organów publicznych;
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że osobie której dotyczy zgłoszenie można przypisać naruszenie prawa nieobjęte zgłoszeniem lub
w przypadku gdy jako osobę naruszającą ustali się inną osobę, niż ta, której dotyczy zgłoszenie, raport końcowy należy odpowiednio dostosować by we właściwy sposób określić w nim tę informację.
Raport końcowy przekazuje się osobie prowadzącej podmiot prywatny w terminie
3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Po sporządzeniu raportu końcowego zamyka się postępowanie wyjaśniające oraz przekazuje się sygnaliście informację zwrotną, która zawiera informacje
o podjętych oraz planowanych działaniach następczych wraz z ich uzasadnieniem. Informację o zakończeniu postępowania wyjaśniającego przekazuje się również osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Informacje, o których mowa w ust. 8 przekazuje się w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w §15 ust.1 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu
do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§20

Można pozostawić bez rozpoznania zgłoszenie w przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę i nie zawarto istotnych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Informuje się sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania
i nie informuje o tym sygnalisty.
W przypadku o którym mowa w ust. 1 odnotowuje się ten fakt wraz z podstawą podjętego działania w rejestrze zgłoszeń, o którym mowa w § 21.

§21

Osoba wyznaczona w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz osób związaną z daną sprawą.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera;
1. numer zgłoszenia;
1. przedmiot zgłoszenia;
1. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne
  do identyfikacji tych osób;
1. adres do kontaktu sygnalisty, na którą należy przekazać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informację zwrotną;
1. datę dokonania zgłoszenia;
1. informację o podjętych działaniach następczych;
1. datę zakończenia sprawy.
Wpisy do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje osoba, która przyjęła zgłoszenie na podstawie jego treści, a po wszczęciu postępowania wyjaśniającego osoba wyznaczona do podejmowania działań następczych.
Dostęp do rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje:
1. osobie wyznaczonej w ramach upoważnionego podmiotu zewnętrznego
  do podejmowania czynności w ramach niniejszej procedury;
1. osobie prowadzącej podmiot prywatny w rozumieniu §2 pkt. 3), tj. Dariuszowi Dybowskiemu;
1. organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia, wyłącznie w zakresie zgłaszanego naruszenia prawa;
Osoby wskazane w ust. 4 obowiązane są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji zgromadzonych w rejestrze, również po wygaśnięciu ich dostępu
do rejestru.
Dostęp do rejestru zgłoszeń wewnętrznych nie przysługuje osobom wskazanym
w ust. 4 lit. a i b w razie gdy zgłoszenie dotyczy tych osób, przez czas prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Dane zawarte w rejestrze przechowuje się przez okres 5 lat od zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie wyjaśniające lub pozostawiono zgłoszenie bez rozpatrzenia.

§22

Naruszenie prawa w każdym przypadku może zostać zgłoszone z pominięciem dokonania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach –
do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zostać dokonane na zasadach wskazany w ustawie, w sposób wskazany przez właściwe podmioty publiczne na stronach internetowych tychże podmiotów lub w inny przyjęty przez nie sposób.

§23

Przetwarzanie danych osobowych dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i dyrektywą (UE) 2016/680 z odpowiednim dostosowaniem wskazanym w dyrektywie oraz ustawie.
Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla prowadzonego postępowania wyjaśniającego lub rejestru zgłoszeń nie są zbierane, a w przypadku ich przypadkowego zebrania usuwane są bez względnej zwłoki.

§24

Pracownicy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażyści, praktykanci oraz osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu prywatnego potwierdzają w formie pisemnej fakt zapoznania się z niniejszym regulaminem oraz akceptacji jego zapisów. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5.
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia funkcji w podmiocie prywatnym przekazuje się informację
o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§25

W uzasadnionych przypadkach podmiot prywatny może zastosować proporcjonalne sankcje wobec osób fizycznych i prawnych, które:

Utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń zgodnie
z niniejszym regulaminem;
1. Podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów i/lub osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia;
1. Dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalistów i/lub osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem;
1. Świadomie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji;

§26

Treść niniejszego regulaminu została ustalona w wyniku konsultacji przeprowadzonych z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prywatnego, wyłonionymi w trybie określonym w art. 24 ustawy.
Niniejszy regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania
go do wiadomości w sposób przyjęty w podmiocie prywatnym.
Niniejszy regulamin publikowany jest w łatwo dostępnym miejscu w sposób przyjęty w podmiocie prywatnym oraz w wersji papierowej w sekretariacie.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące.
Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu dokonuje się w trybie jego przyjęcia.